بخش اول ـ ثبت نام در نمايشگاه و پرداخت هزينه اجاره بهاء غرفه
1- متقاضيان ثبت نام در نمايشگاه بايد فرم درخواست مشارکت را تکميل و در مهلت تعيين شده به برگزار کننده تحويل نمايند.
2- برگزار کننده در پذيرش درخواستها اختيار تام دارد.
3- شرکت کنندگان بايد کل هزينه مشارکت را بر اساس فضاي مورد درخواست به هنگام ثبت نام پرداخت و رسيد آنرا به همراه فرم هاي درخواست مشارکت به برگزار کننده تحويل نمايند.
4- لطفاً قبل از تاييد مشارکت از سوي برگزار کننده نسبت به واريز وجوه اقدام ننماييد. واريز وجه ثبت نام قبل از تاييد برگزار کننده هيچگونه حقي را براي واريز کننده ايجاد نمي کند.
5- در صورت پرداخت وجه مشارکت بصورت چک، تنها چک شرکت متقاضي قابل پذيرش بوده و برگزار کننده از پذيرفتن چک اشخاص و يا چک ساير شرکتها از سوي شرکت کنندگان معذور مي باشد.
6- نظم و ترتيب متقاضيان در انجام به موقع مراحل مختلف ثبت نام (تکميل فرم ها بطور دقيق و کامل، واريز وجه، تحويل رسيد پرداخت و . . . ) در تخصيص مکان مناسبتر موثر خواهد بود.
7- مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوي متقاضي، ملاک اقدامات بعدي قرار مي گيرد. لذا متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مد نظر قرار خواهد گرفت.
8- درج مشخصات شرکت کنندگان و شرح فعاليت آنها در کتاب رسمي نمايشگاه به دو زبان فارسي و انگليسي توسط برگزار کننده به صورت رايگان انجام خواهد شد. اين امر اجباري بوده و کليه شرکت کنندگان به منظور گردآوري مجموعه اي پربار و مفيد ملزم به ارائه به موقع اطلاعات و مشخصات خود به هر دو زبان فارسي و انگليسي بطور کامل مي باشند.
9- اطلاعات تکميل شده در فرم مشارکت توسط شرکت کنندگان به همان صورت در کتاب نمايشگاه درج مي شود و در صورت نقص يا عدم صحت آنها مسئوليتي متوجه برگزار کننده نخواهد بود.
10 - درخواست اعمال هرگونه تغييري در مندرجات فرم ثبت نام يا ساير فرمها، تنها بصورت مکتوب توسط شرکت کننده امکانپذير خواهد بود.
تذکر : پس از ثبت نام اولیه ، مشارکت کننده نسبت به واریز مبلغ ۲۵ درصد از متراژ ثبت نامی به حساب برگزارکننده اقدام خواهد نمود. شایان ذکر است در صورت جانمایی قطعی مبلغ فوق به عنوان پیش پرداخت محسوب خواهد شد و در صورت انصراف قبل از مرحله جانمایی قطعی هیچ گونه وجهی مسترد نخواهد شد و وجه پرداختی بعنوان هزینه کارشناسی اخذ خواهد گردید.

بخش دوم ـ ضوابط مربوط به عرضه و نمايش کالاهاي نمايشگاهي
11- شرکت کنندگان تنها مجاز به عرضه آن دسته از کالاهايي مي باشند که در چارچوب موضوع نمايشگاه قرار دارد. در صورت توليد چند نوع محصول توسط يک واحد توليدي و يا ورود چند نوع کالا توسط يک واحد بازرگاني، صرفاً نمايش کالاهاي مرتبط با موضوع نمايشگاه مجاز بوده و ارائه ساير اقلام ممنوع مي باشد.
12- کالاها و محصولات مورد عرضه در نمايشگاه بايد از کيفيت بالا و مناسب ارائه در يک نمايشگاه بين المللي برخوردار بوده به گونه اي که در صورت حضور شرکتهاي خارجي قابليت مقايسه با نمونه هاي مشابه خارجي را داشته باشند.

بخش سوم ـ امور فني و ساخت و ساز غرفه ها
13- حداقل متراژ غرفه هاي پيش ساخته با تجهيزات 12 مترمربع مي باشد.
14- غرفه هاي پيش ساخته، با تجهيزات متعارف در اختيار شرکت کنندگان قرار مي گيرد. تجهيزات متعارف شامل پانل بندي اطراف، موکت کف، پيشاني نويسي، يک عدد پريز برق، روشنايي (3 عدد لامپ 100 وات)، 1 عدد ميز و 2 عدد صندلي به ازاء هر مترمربع مي باشد.
15- حداقل متراژ فضاي باز 30 مترمربع مي باشد.
16- شرکت کنندگاني که فضاي بدون غرفه سازي درخواست نموده و راساً اقدام به ساخت و تجهيز غرفه خود نمايند بايد شرکت پيمانکار غرفه سازي خود را حداکثر 20 روز قبل از نمايشگاه کتباً به برگزار کننده معرفي نمايند. بدون معرفي کتبي غرفه ساز، امکان همکاري هاي بعدي از سوي برگزار کننده با وي مقدور نخواهد بود.
17- شرکت کنندگان محترم مي بايد تمامي ضوابط و دستورالعمل هاي فني مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پيمانکار خود گوشزد نمايند. بديهي است با توجه به اينکه برگزار کننده هيچگونه ارتباط حقوقي با پيمانکاران غرفه ساز ندارد، لذا در صورت وارد شدن خسارت به تاسيسات و تجهيزات سالن از سوي پيمانکار غرفه سازي يا رعايت نکردن ضوابط و مقررات جاري توسط وي، شرکت کننده اصلي مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود.

بخش چهارم ـ ضوابط انصراف از مشارکت و يا کاهش فضاي رزرو شده و فورس ماژور

18-در صورت بروز موارد فورس ماژور یا عدم برگزاری یا به تعویق افتادن زمان برگزاری نمایشگاه به هر دلیل از جمله نرسیدن تعداد شرکت کنندگان به حد نصاب، شیوع بیماری های واگیردار، تغییر قوانین جاری، دستورالعمل های نهادها و مراجع رسمی کشور و یا هر گونه حوادث غیر مترقبه کلیه مسئولیت ها و عواقب مادی و معنوی و هزینه های ناشی از قبیل انجام غرفه سازی، امور چاپی، تشریفات، امور پرسنلی... به عهده خود مشارکت کننده خواهد بود و برگزارکننده و شرکت سهامی نمایشگاهها هیچگونه مسئولیت قانونی، مادی و معنوی در این خصوص نخواهند داشت.
19-در صورت بروز موارد بند فوق برگزار کننده و شرکت سهامی نمایشگاهها هیچ نوع مسئولیت و تعهدی در قبال پیمانکاران غرفه سازی "غرف خودساز" و سایر پیمانکاران منتخب مشارکت کننده ندارد و به هیچ عنوان پاسخگوی ایشان نمی باشند.
20-درخواست تغییر در انتخاب غرفه پیش ساخته به خودساز یا بالعکس منوط به اعلام کتبی مراتب حداکثر تا تاریخ 20/12/1404به ستاد برگزاری و در صورت لزوم پرداخت هزینه های مرتبط پس از اخذ تائید از ستاد برگزاری می باشد. به شرکت کنندگانی که پس از تاریخ یاد شده درخواست تغییر پیش ساخته به خودساز را بنمایند وجه مابه التفاتی مسترد نخواهد گردید.
21-شرکت کنندگان ملزم به پرداخت هزینه های مازاد از قبیل هزینه خدمات تکمیلی الزامی، اضافه برق، اضافه هزینه های مربوط به غرف پیش ساخته و از این قبیل بر اساس متراژ غرفه و صورتحساب رسمی صادره توسط ستاد برگزاری خواهند بود.
22-فاکتور رسمی و نهایی بعد از اتمام نمایشگاه صادر و در سامانه مؤدیان بارگذاری خواهد شد ومشارکت کنندگان محترم در صورت نیاز به اصل صورتحساب بعد از تاریخ قید شده از ستاد برگزاری پیگیری نموده و از درج صورتحساب در سامانه معاملات فصلی(169) خودداری نمایند.
, کلیه کسورات قانونی ناشی از مشارکت در نمایشگاه، بر عهده شرکت کننده می باشد. *شرکت کنندگان موظفند شناسه ملی شرکت خود را در "سامانه ثبت نام فرم درخواست اولیه" درج نموده و هنگام ثبت نام به ستاد برگزاری ارائه نمایند.

بخش ششم ـ حفاظت و امنيت غرفه ها
23 - مسئوليت مراقبت و محافظت از غرفه و وسايل آن در ساعات آماده سازي غرفه ها، برپايي نمايشگاه و تخليه غرف برعهده شرکت کننده مي باشد. پس از خاتمه کار نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب دربهاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا کليه مسئولين غرفه ها مکلفند هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد.
24 - استفاده يا نگهداري مواد آتش زا و کارتن هاي خالي در داخل سالن به ويژه پشت پانل ها ممنوع  مي باشد.
25 - مسئوليت مفقود شدن وسايل يا کالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه که حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، متوجه غرفه داران مي باشد.
26 - در صورت مفقود شدن وسايل يا کالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانيده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر برعهده شرکت کننده مي باشد.
27 - در صورت نمايش اقلام ارزشمند و گرانقيمت که سبک و کم حجم بوده و امکان سرقت آنها وجود دارد، به   غرفه داران محترم توصيه اينگونه اقلام را هر روز پس از پايان يافتن ساعت کار نمايشگاه با خود خارج نموده و روز بعد مجدداً به همراه بياورند.
28- با توجه به اينکه اکثر کالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند غرفه داران محترم مکلفند جهت دکوراسيون غرفه خود از جوشکاري، برشکاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن که احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دکوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نمايند.

بخش هفتم ـ تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه
29- شرکت کنندگان تا آخرين لحظه برپايي نمايشگاه در پايان روز آخر مجاز به ترک يا تخليه غرفه خود نمي باشند. تخليه غرفه ها از صبح روز بعد از خاتمه نمايشگاه آغاز شده و مي بايد حداکثر ظرف 48 ساعت به پايان برسد.
30 - پس از خاتمه نمايشگاه و از زماني که سالن ها جهت تخليه و خروج کالاها و تجهيزات غرفه بازگشايي مي شوند تمامي غرفه داران بايد بمنظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا کالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتي در صورتيکه شرکتي آمادگي خروج کالاهاي خود را بلافاصله پس از باز شدن سالن ندارد، ضروري است فردي را بمنظور مراقبت از کالاهاي خود در داخل غرفه بگمارد. لذا پس از بازگشايي سالنها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري کالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان کالا خواهد بود.
31- در صورت عدم تخليه به موقع غرفه، برگزار کننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده  و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب کالا اخذ خواهد شد. ضمن آنکه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارد بر عهده صاحب کالا مي باشد.
32 - چنانچه هزينه هاي مشارکت شرکت کنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، هزينه درج مشخصات در کتاب نمايشگاه، اجاره تجهيزات اضافه، هزينه برق اضافي، مابه التفاوت ارزي و . . . بطور کامل پرداخت نشده غرفه داران مجاز به تخليه غرفه و خروج کالاهاي خود نبوده و حق هرگونه پيگيري قانوني براي برگزار کننده محفوظ خواهد بود.
33 - شرکت کنندگاني که راساً نسبت به دکوراسيون غرفه خود اقدام مي کنند بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دکوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند.

بخش هشتم ـ ضوابط صدور کارت شناسايي و کارت پارکينگ
34 - براي مسئولين هر غرفه از سوي برگزار کننده کارت شناسايي صادر خواهد شد، شرکت کنندگان موظفند در تمام مدت حضور در نمايشگاه کارت شناسايي مربوطه را به سينه الصاق نمايند، بدين منظور شرکت کنندگان محترم بايد براساس اعلام برگزار کننده نسبت به تکميل فرم کارت شناسايي و تحويل آن به برگزار کننده اقدام نمايند.

بخش نهم ـ نحوه انجام تبليغات محيطي در زمان برپايي نمايشگاه
35 - شرکت کنندگان فقط مي توانند اقلام تبليغي خود را درون حريم غرفه خود نصب نمايند و استفاده از فضاي راهرو يا غرفه هاي مجاور بدين منظور ممنوع مي باشد.
36 - نصب يا آويختن هرگونه بنر، پارچه نويسي، پوستر يا اقلام مشابه آنها از سقف سالن ممنوع مي باشد و در صورت عدم توجه مشمول جريمه شده و مبلغ جريمه توسط مسئولين مربوطه در سالن تعيين و پس از ابلاغ به شرکت کننده، پرداخت آن الزامي خواهد بود.
37 - در صورت تمايل به تهيه و چاپ آگهي در کتاب ويژه نمايشگاه (جدا از مشخصات و نوع فعاليت شرکت که در فرم ثبت نام قيد شده) هزينه جداگانه دريافت خواهد شد، بدين منظور برگزار کننده، مجري تهيه و چاپ کتاب نمايشگاه را به واحد متقاضي معرفي خواهد نمود.

بخش دهم ـ ساير موارد
38 - شرکت کنندگان موظف به رعايت نکاتي هستند که در مکاتبات بعمل آمده از سوي برگزار کننده مطرح ميشود و مسئوليت عواقب ناشي از عدم توجه به مکاتبات و تماسهاي بعمل آمده از سوي برگزار کننده بر عهده شرکت کننده مي باشد.
39 - هرگونه توافقي ميان شرکت کننده و برگزار کننده تنها در صورتي معتبر است که مکتوب و امضاء شده باشد..
40 - در صورت بروز وقايع پيش بيني نشده (فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سيل، طوفان، هرج و مرج، آتش سوزي، تغيير قوانين جاري و . . . که منجر به لغو يا تغيير زمان نمايشگاه شود هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزار کننده نبوده و وجوه واريزي پس از کسر هزينه هاي انجام شده توسط برگزار کننده مسترد خواهد شد.
41 - چنانچه تحت شرايط اضطراري شرکت برگزارکننده اصلی اقدام به تغيير زمان يا مکان برپايي نمايشگاه نمايد مسئوليتي متوجه برگزار کننده نبوده و برگزاري نمايشگاه تابع شرايط جديد خواهد بود.
42  - در صورتيکه تعداد شرکت کنندگان به هر دليل به حد نصاب لازم نرسد به گونه اي که مانع از تشکيل و برگزاري نمايشگاه گردد، برگزار کننده ناگزير از لغو نمايشگاه خواهد بود و در اين صورت فقط هزينه هايي که به برگزار کننده پرداخت شده مسترد خواهد گرديد.
43  - کليه وجوه قانوني که شرکت کنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوي برگزار کننده به صورت رسمي اعلام مي شود، لذا هرگونه وجهي که به صورت غير متعارف از سوي افراد حاضر در محل برگزاري نمايشگاه تحت عنوان مدير سالن، کارگر، نگهبان، باربر، نظافتچي و يا هر نام ديگري در ازاء انجام کاري از شرکت کنندگان مطالبه شود ارتباطي با برگزار کننده نداشته و مورد تاييد نمي باشد.
44 - در صورتيکه به دليل تخلف از مقررات، برگزار کننده ناچار به تعطيل غرفه اي باشد، هيچ يک از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمي تواند ادعايي در اين خصوص مطرح نمايد.

45 - جانمايي غرفه توسط ستاد برگزاري صورت مي پذيرد ملاک جانمايي با در نظر گرفتن شرايط فني سالن، مختصات کالاهاي نمايشي، متراژ درخواستي و اولويت واريز وجه مي باشد. محل و ابعاد غرفه توسط ستاد تعيين شده و اعتراضي در اين خصوص وارد نخواهد بود.

اين مقررات براساس ضوابط و مقررات جاري در نمايشگاه هاي بين المللي و مطابق کنوانسيون اتحاديه جهاني نمايشگاهها تدوين شده و در تمام نمايشگاه هاي معتبر دنيا اجرا مي شود. عدم توجه به آنها برگزار کننده را در پيگيري قانوني عليه متخلفين مخير مي سازد.